Automatizovaný knihovní systém

Z WikiKnihovna

Autor: Michaela Sedlová
Klíčová slova: automatizace knihovních procesů
Synonyma: knihovnický software, integrovaný knihovnický software
Související pojmy:

nadřazené - Automatizace
podřazené - Knihovní systém

Automatizovaný knihovní systém

Význam hesla podle TDKIV[1]: "Automatizovaný knihovní systém je aplikační software, provozní (transakčního) typu, který je určený k automatizaci procesů realizovaných v knihovně."

Je to integrovaný knihovní systém, který je v elektronické podobě. Obvykle má modulární strukturu, to znamená, že každá činnost realizovaná v knihovně, má svůj modul. Dříve to byly kartotéky a seznamy, dnes jsou to softwary a online služby, aplikace spojené s databázemi. Cílem AKS je zefektivnit a zrychlit procesy v knihovně.

Knihovní systém jako takový, má za úkol shromažďovat, zpracovávat, uchovávat a zpřístupňovat dokumenty a informace s cílem poskytovat knihovnické a informační služby. Je založen na uspořádané soustavě prvků, což jsou pracoviště knihoven, kde se realizují knihovnické a informační služby, a na vazbách mezi jednotlivými prvky, tedy na vztazích mezi těmito pracovišti.

AKS patří do procesu automatizace knihoven, kdy se zavádí PC do systému knihoven. Následkem je zjednodušení procesů, zkvalitnění služeb pro uživatele, automatizace rutinních procesů a snížení nákladů na provoz knihovny.

Řešení AKS

  • Lokální řešení - systém je pouze na jednom PC, dostupný pouze lokálně
  • Serverové řešení - data jsou na serveru, oprávněný uživatel se k nim může připojit, systém nastavení práv, systém je ve správě instituce
  • Cloudové řešení - systém i data jsou u externího provozovatele, ten se stará o zálohování a provoz systému

Druhy AKS

1. Dílčí - má oddělené procesy - data se ukládají separátně, automatizován jen jeden knihovní proces, opakované vstupy a mohou se vyskytovat i duplicity a chyby

2. Integrované - provázání činností, automatizovány alespoň dva knihovní procesy, které jsou propojeny, sdílí jednotně uložená data a nemusí se ukládat vícekrát, využívají se pro různé účely

a) Kooperativní - nadřazená knihovna poskytuje údaje podřazeným, je zde sdílená katalogizace, akvizice, atd., jsou to propojené systémy více institucí, je nutné nastavení práv přístupu, jednotlivé knihovní systémy jsou propojeny v síti

b) Lokální - procesy automatizovány pouze v rámci jedné knihovny

Výhody AKS

- přístup přes jedno rozhraní, přístup online, zkvalitnění služeb pro uživatele,

- snížení manuální práce, sjednocení postupů, odstranění duplicit a snížení chybovosti,

- nastavení procesů na míru knihovny,

- statistiky a měření výkonu (generování statistik, datová analytika)

- data pro marketing

Nevýhody AKS

- nutné zaškolení (u nových zaměstnanců, při upgradu systému)

- efektivnost využívání systémů (robustní systémy)

- nutnost technické podpory (podpora od tvůrců systému, IT přímo v knihovně)

- migrace dat

Implementace AKS

  • 1. Etapa: 1. etapa uvádění AKS do knihoven trvala od konce 60. let do roku 1975 v USA. Začínalo se se sálovými PC, které měly malý výkon. Jednalo se pouze o vybrané procesy, nejde o integrované systémy. Používaly se děrné štítky a magnetické média. Pouze institucionální řešení. Uskutečňovaly se také první pokusy o standardizaci.
  • 2. Etapa: 70. léta, zaváděli se sálové PC spolu s minipočítači, což mělo za následek lepší dostupnost. Používali se děrné štítky a magnetické pásky, nově i diskety a čtečky čárových kódů. Byly vytvořeny standardy MARK, Z39.50 a další. Začalo se využívat i sdílení záznamů díky výměnným formátům. Nově do tohoto oboru vstoupili i komerční firmy.
  • 3. Etapa: Trvala v rozmezí 80. a 90. let. Využívali se stolní PC, čtečky čárových kódů a klávesnice. Rozvoj OPAC. Vznikl lokální automatizovaný systém pro jednu konkrétní knihovnu, vázáno na jeden PC, později na server instituce. První pokusy o sdílenou katalogizaci a meziknihovní výpůjční služby.
  • 4. Etapa: Ta se odehrává v současnosti, využívají se stolní PC, čtečky čárových kódů, klávesnice, nově i dotykové obrazovky a RFID. Je zde provázání činností, využívá se server instituce nebo cloudové řešení. Jsou podporovány různé druhy dokumentů. Sdílené katalogizace, autority, budování centrálních služeb.

Interoperabilita

Interoperabilita je schopnost spolupracovat mezi různorodými (technologicky, provozně, organizačně) digitálními knihovnami. Automatizované knihovní systémy využívají pro svou interoperabilitu protokol Z39.50, který umožňuje vyhledávat, získávat, případně i modifikovat bibliografické záznamy napříč mezi různorodými knihovními systémy.[2]

Moduly

Moduly jsou vzájemně propojeny, každý modul zpracovává určitý knihovní proces a zachovává si i míru samostatnosti. Záleží na knihovně jaké moduly chce využívat a mají možnost postupně přidávat další moduly. Většinou využívají alespoň modul katalogizace.

Akvizice

Hlavním úkolem tohoto modulu je výběr a získávání dokumentů, sloužících k tvoření a průběžné aktualizaci knihovního fondu. Zjednodušuje proces pořizování objednávky, faktury, zařazení dodavatelů, práci s rozpočty, výměnu publikací, dary, urgence nedodaných dokumentů. Dále eviduje objednávky a umožňuje tisk. Z těchto informací je pak možné vytvářet statistiky výdajů a další výstupy.

Katalogizace

Pomocí tohoto modulu je tvořen katalogizační záznam pro konkrétní dokument v knihovním fondu. Obsahuje jmenný a věcný popis, lokační údaje, přírůstkové číslo a další údaje jako například informace o jednotkách, selekční jazyky. V tomto modulu je možnost využít sdílenou katalogizaci, kdy jsou přebírány záznamy ze systémů jiných institucí. Záznam je ukládán ve formátu MARC21.

OPAC

Online Public Acces Catalog je veřejně přístupný katalog, který je velmi důležitou součástí AKS. Zpřístupňuje informace o dokumentech v určitém knihovním fondu. Je vytvořen pro uživatele a pro knihovníky/zaměstnance slouží interní katalog. Umožňuje vyhledání a zobrazení katalogizačního záznamu a následně i lokalizaci požadované knihovní jednotky.

Výpůjční služby a MVS

Tento modul umožňuje zrychlení a zjednodušení procesu výpůjční služby, vložení informací o půjčování a příjmu dokumentů a jejich propojení s účtem uživatele. Dále jsou zde zadávány rezervace a objednávky ze skladu, změna statusu dokumentů (půjčeno x vráceno). Měl by zde být definován maximální počet výpůjček, maximální délku výpůjčky, počet rezervací, maximální lhůta a počet prolongací, dále také délka časových limitů. Dále je zde evidence vybírání poplatků za služby, sankce, vytváření a rozesílání upomínek, oznámení o rezervaci a prolongaci. V rámci tohoto modulu je zajišťována komunikace s dalšími knihovnami pro zajištění funkce MVS. MVS může mít i samostatný modul.

Správa seriálů

Jedná se o nejsložitější a nejkomplexnější modul. Ne vždy je realizován jako samostatný modul, může být přiřazen k akvizičnímu modulu. Využívá se k evidování jednotlivých titulů periodik a zároveň i jednotlivých čísel. Pomocí modulů se tvoří objednávka, předplatné, případné urgence a evidence dodaných čísel. Při dokončení ročníku by měl upozornit a umožnit vytvoření svazku.

Přehled českých a slovenských AKS

  • Advanced Rapid Library
  • Clavius
  • Clavius REKS
  • DAIMON
  • Dawinci
  • Koniáš
  • KP-SYS
  • KpWin
  • KpWin SQL
  • LANius
  • MAKS
  • PROFLIB
  • Rapid Library
  • Relief


Poznámky

  1. ↑ http://aleph.nkp.cz/F/JUS6Y51VU1NAKM6H1VG7LPGLGG7DU3Q9YBHAM1DK7JIGPE2CAQ-10181?func=full-set-set&set_number=053901&set_entry=000001&format=999
  2. ↑ http://is.muni.cz/repo/637469/Bartosek_Miroslav.pdf

Zdroje

  • PUNČOCHÁŘ, Jan. Přehled možností novějších českých a slovenských automatizovaných knihovních systémů [online]. 2008 [cit. 2015-01-26]. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Filozofická fakulta. Vedoucí práce Zdeněk Kadlec. Dostupné z: <http://is.muni.cz/th/181037/ff_b/>.
Citováno z „https://wiki.knihovna.cz/index.php?title=Automatizovaný_knihovní_systém&oldid=49786“