Time management

Autor: Kateřina Spáčilová

Klíčová slova: efektivita, priority, timeboxing, Getting Things Done, To-do listy

Synonyma: organizace času, plánování

Související pojmy:

nadřazené –

podřazené – ---

Charakteristiky

Time management je disciplína, jež se zabývá postupy a způsoby zvládání organizace času a jeho efektivním využitím. Špatné využívání času může vést k nesplnění úkolů a cílů, stresu nebo dokonce i ke špatnému zdraví. Time management proto nabízí množství postupů, tipů a nástrojů, jak si dobře zorganizovat čas. Do oblasti time managementu náleží takové činnosti, jako např. plánování, delegování, monitorování, stanovování cílů a priorit či analýza nakládání s naším časem.

V rámci time managementu je také možné aplikovat Paretovo pravidlo 80/20. Znamenalo by to tedy, že 80% úloh a výsledků můžeme splnit a docílit ve 20ti% našeho času. Splnění zbývajících 20% úloh poté zabere 80% času.

Další důležitou věcí v time managementu je správné stanovování priorit. K tomuto může pomoci např. technika ABCD analýzy, která je postavena na roztřídění úkolů pomocí stanovených kategorií A, B, C a D, dle následujících kritérií:

• A – naléhavé a důležité úkoly
• B – důležité, ale nenaléhavé úkoly
• C – naléhavé, ale nedůležité úkoly
• D – nedůležité a nenaléhavé úkoly

Metody time managementu

Timeboxing

Jedná se o jednu z nejefektivnějších metod time managementu. V podstatě jde o to, že se den, týden či pracovní doba rozdělí na jakási časová okénka (boxy). V každém takovémto okénku se člověk bude věnovat jedné stanovené činnosti či úkolu. Znamená to tedy, že se na konkrétním určeném úkolu bude pracovat přesně stanovenou dobu a po uplynutí této doby se přejde na další úkol.

Metoda má množství výhod. Například se jedná o velmi účinný nástroj v boji proti prokrastinaci, nebo také napomáhá vytvořit pracovní rytmus, kde je místo jak pro práci, tak i pro odpočinek. Je taktéž vhodným prostředkem pro omezení perfekcionismu a neustálého předělávání a vylepšování prací. Především ale umožňuje vyvážit čas věnovaný různým úkolům. Je však nutné tato časová okénka dodržovat a po skončení stanovené doby přejít na další úkol, jinak se metoda stane neefektivní.

Metoda GTD – Getting Things Done

Autorem této metody je David Allen. Jedná se o metodu pětistupňového řízení pracovního procesu, která je v češtině známá pod názvem Mít vše hotovo. Allenova metoda pracuje s tezí, že lidský mozek není přizpůsoben tomu, aby si vše pamatoval, a proto je vhodné vytvářet si seznamy úkolů. Lidský mozek díky tomu již nemusí řešit, co vše je ještě nutné udělat a může se rovnou věnovat plnění úkolů.

Metoda pracuje s pěti fázemi, které by měly být použity při plnění všech úkolů:

• 1. Sesbírat – sesbírání veškerých záležitostí vyžadujících naši pozornost do externích schránek (např. email, seznamy v počítači, papírové bloky či pořadače)
• 2. Zpracovat – zpracování záležitostí ve schránce, respektive posouzení, zda jsou v danou chvíli realizovatelné či nikoli
• 3. Zorganizovat – v tomto bodě dochází k rozhodování, zdali bude úkol uskutečněn, delegován či odložen na později
• 4. Zhodnotit – týdenní hodnocení všech nedokončených projektů a otevřených záležitostí, s čímž je spojeno i aktualizování či doplňování činností
• 5. Provést – zahájení realizování činnosti

To-do listy

Jedná se o seznamy úkolů a činností, které mohou mít různou podobu, avšak nejjednodušší verzí je seznam úkolů psaný v bodech pod sebou, který umožňuje odškrtávání splněných činností, což může mít i motivační charakter. Při práci s takovýmito seznamy je důležité stanovení úkolů, jejich plnění a poté následné zhodnocení. Kromě to-do listů je rovněž možné používat (např. na denní nebo týdenní) plánování techniku myšlenkových map.

Použitá literatura

• ALLEN, David. Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. 1. Vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2008, 255 s.
• BAJER, Lukáš. Timeboxing vám pomůže mít různé věci hotovo. Nevěříte? [online]. 5. 6. 2009. [cit. 2014-05-24]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2009/06/timeboxing-vam-pomuze-mit-ruzne-veci-hotovo-neverite/
• KNOBLAUCH, Jörg a Holger WÖLTJE. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 106 s.
• MORGENSTERN, Julie. Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books, 2004, 285 s.
• TRACY, Brian. Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers, 2006, 128 s.