Výroční zpráva

Autor: Erika Mirová

Výroční zpráva je dokument, ve kterém společnost poskytuje souhrnné informace o svém vývoji - tedy o své finanční situaci, podnikatelské činnosti a výsledcích hospodaření za uplynulé časové období (většinou jeden rok). Obsahuje i predikce a plány do budoucna. Výroční zpráva je základním prezentačním, propagačním a komunikačním materiálem. Pokud je dobře zpracovaná, zvyšuje důvěryhodnost společnosti a tím tedy posiluje i její pozici na trhu a její celkový image.

Komu je určena

Výroční zpráva je určena mnoha různým cílovým skupinám:

• stávající a potenciální partneři
• spolupracující organizace a sdružení, jejichž členem knihovna je
• orgány státní správy a samosprávy
• sdělovací prostředky, informační střediska
• stávající a potenciální zaměstnanci, spolupracovníci (dárci, sponzoři, dobrovolníci)
• stávající a potenciální klienti
• nátlakové skupiny (různá hnutí, sdružení, občanské iniciativy apod.)

Každá z těchto skupin si klade na společnost jiné otázky, každou zajímá něco jiného. Například: Kde sídlí? Jaké služby knihovna poskytovala v minulých letech? Do čeho investovala?

Výroční zprávu by měla knihovna zaslat nejenom skupinám uvedeným výše, ale měla by ji také zveřejnit na svých internetových stránkách, pokud je vlastní, dále pak vložit do svého archivu.

Informační povinnost, legislativa

Státní správa předkládá výroční zprávy dle Zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění. Povinnost předkládat výroční zprávu mají příspěvkové organizace ministerstev, měst či krajů, neboť hospodaří s financemi od svého zřizovatele. Dále vypracovávají výroční zprávu obecně prospěšné společnosti zřízené podle Zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech, v platném znění. Podobně také tvoří výroční zprávu nadace a nadační fondy, které pracují podle Zákona č. 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech, v platném znění.

Obsah výroční zprávy

Obsah výroční zprávy můžeme rozdělit do dvou rovin:

1. Informační obsah (obsahující veškerá důležitá data)
   • obsah - u delších zpráv
   • identifikační údaje
   • představení organizace - krátký text, který má uvést čtenáře do kontextu
   • činnost organizace v příslušném časovém období - měly by být zmíněny mezníky, kterých firma dosáhla a celky, které se jí podařilo zrealizovat
   • profil osobností a organizačních složek společnosti
   • hospodaření organizace v daném časovém období - účetní závěrka ověřená auditorem
     • rozvaha
     • výkaz zisku a ztráty
     • přehled o peněžních tocích
     • přehled o změnách vlastního kapitálu
     • různé přílohy
   • informace o předpokládaném vývoji činnosti účetní jednotky
   • aktivity v oblasti výzkumu a vývoje
   • aktivity v oblasti ochrany životního prostředí a pracovněprávních vztazích
   • cíle a metody řízení rizik dané společnosti
   • kontakty
   • poděkování
2. Propagační obsah (sloužící pro větší poutavost zprávy)
   • úvodní slovo vyššího vedení - předseda představenstva, generální ředitel
   • stručná historie společnosti - uvést klíčové mezníky
   • záměry organizace na příští rok
   • zaměstnanci a spolupracovníci – uvedení důležitých zaměstnanců a pracovníků
   • informace o dalších aktivitách společnosti (členství v organizacích, dárcovství apod.)
   • získané certifikace

Dobrá výroční zpráva

Aby mohla výroční zpráva efektivně komunikovat s cílovými skupinami, měla by:

• být otevřená a pravdivá (poskytnout doplňující informace, grafy, …)
• být jasná a přehledná (přehledně strukturovaná, umožnit rychlou orientaci, obsahovat vysvětlivky zkratek, odborných termínů a rejstřík…)
• mít dostatečný časový záběr (prezentovat výsledky za více let, aby byl patrný trend vývoje sledovaných ukazatelů)
• poskytnout představu o vývoji instituce (definovat strategické cíle, vize…)
• být „pro lidi“ (přehledná, srozumitelná, věcná…)
• obsahovat kapitolu o sociální odpovědnosti (charakterizovat vztah společnosti s okolím)