Digitalizační workflow

Autor: Jana Pacáková

Klíčová slova: digitalizace, skanování

Synonyma: digitalizace dat, transformace dat

Související pojmy:

nadřazené – digitalizace dokumentů, elektronická správa dokumentů

podřazené - skener

Charakteristika

---

Digitalizační workflow je komplexní postup všech fází, kterými projde dokument během procesu digitalizace, tj. převodu dokumentu do číselné podoby, obvykle zapisované v binární (dvojkové) soustavě, vhodné pro zpracování počítačem. Tvoří je všechny techniky, postupy, přístroje i softwarové programy, které byly použity k digitalizaci či uchovávání zvoleného dokumentu.

Fáze digitalizace

---

Naplánování projektu:

Než začneme s jakýmkoli projektem, je nutní nejprve pečlivě naplánovat přesný sled kroků, kterým se budeme během realizace projektu řídit. Spadají sem všechny oblasti managementu, týmová práce, jasná definice všech cílů, které musíme podniknout, to vše včetně financování projektu. Při plánování můžeme využít známou analýzu SVOT (S – silné stránky, V – slabé stránky, O – příležitosti, T - hrozby), která nám usnadní průběh plánování a pomůže lépe zhodnotit naše možnosti.

Do každého digitálního projektu je třeba zapojit také manažerskou práci, protože právě dobrý management je klíčem k úspěchu celého projektu. Je nutné zvládnout práci s lidmi a zejména motivaci pracovníků. Dobrá organizace šetří čas i náklady pracovníků a usnadňuje jim plnění jejich povinností. Na digitalizačním projektu musí spolupracovat kvalifikovaní odborníci. Vhodné je zapojit do projektu IT struktury a vytvořit maximálně vhodné pracovní prostředí.

Výběr zdrojů

Při plánování digitalizačního projektu musíme brát v úvahu řadu věcí, které určují výběr dokumentu určeného k digitalizaci. Nejčastějšími důvody, proč je dokument digitalizován, je ochrana před zničením a zachování dokumentu pro příští generace. To se týká hlavně historických tisků, ale nemusí to být vždy podmínkou. Dokument musí být vždy vybírán tak, aby co nejlépe korespondoval s cílem projektu. Nejčastějšími kritérii pro výběr dokumentu určeného k digitalizaci jsou:

1. Zveřejnit materiál, který není normálně přístupný
2. Umožnit jednodušší přístup k materiálu
3. Převést dokument z poškozeného originálu
4. Ochrana originálů
5. zpřístupnit digitálních verzí dokumentů

Vždy musíme vzít v úvahu:

1. Autorské právo
2. Cenu digitalizace
3. Přístupnost zdrojového materiálu