Výroční zpráva

Autor: Erika Mirová

Výroční zpráva je dokument, ve kterém společnost poskytuje souhrnné informace o svém vývoji - tedy o své finanční situaci, podnikatelské činnosti a výsledcích hospodaření za uplynulé časové období (většinou jeden rok). Obsahuje i predikce a plány do budoucna. Výroční zpráva je základním prezentačním, propagačním a komunikačním materiálem. Pokud je dobře zpracovaná, zvyšuje důvěryhodnost společnosti a tím tedy posiluje i její pozici na trhu a její celkový image.

Komu je určena

Výroční zpráva knihovny je určena mnoha různým cílovým skupinám:

• orgány státní správy a samosprávy
• stávající a potenciální partneři
• spolupracující organizace a sdružení, jejichž členem knihovna je
• sdělovací prostředky, informační střediska
• stávající a potenciální klienti
• stávající a potenciální zaměstnanci, spolupracovníci (dárci, sponzoři, dobrovolníci)
• různá hnutí, sdružení, občanské iniciativy apod.

Každá z těchto skupin si klade na společnost jiné otázky, každou zajímá něco jiného. Například: Kde sídlí? Jaká je síť jejích poboček (u větších knihoven)? Jaké služby knihovna poskytovala v minulých letech? Do čeho investovala?

Výroční zprávu by měla knihovna zaslat nejenom skupinám uvedeným výše, ale měla by ji také zveřejnit na svých internetových stránkách, pokud je vlastní, dále pak vložit do svého archivu.

Informační povinnost, legislativa

Státní správa předkládá výroční zprávy dle Zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění. Povinnost předkládat výroční zprávu mají příspěvkové organizace ministerstev, měst či krajů, neboť hospodaří s financemi od svého zřizovatele. Dále vypracovávají výroční zprávu obecně prospěšné společnosti zřízené podle Zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech, v platném znění. Podobně také tvoří výroční zprávu nadace a nadační fondy, které pracují podle Zákona č. 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech, v platném znění.

Obsah výroční zprávy

1. Obsah (u delších zpráv)
2. Identifikační údaje
3. Úvodní slovo ředitele knihovny
4. Knihovnické a informační služby
   • ekonomické ukazatele, statistiky, grafy
     • Kdo nás vyhledává? (např. struktura čtenářů podle věku)
     • Co u nás klient nachází? (knihy, periodiky, elektronické čtečky knih, deskové hry apod.)
     • finanční hospodaření (výnosy, náklady, investice)
     • personální údaje (např. členení zaměstnanců podle věku, vzdělání)
   • služby jednotlivých pracovišť (ústřední knihovna, další pobočky)
   • projektová činnost, události roku
   • publikační činnost
   • regionální a celostátní význam, mezinárodní spolupráce
5. Materiální zdroje
   • knihovní fondy
   • informační a komunikační technologie
   • prostory, vybavení, technika
6. Přílohy
   • organizační struktura, zaměstnanci, fotogalerie, dárci atd.

Dobrá výroční zpráva

Aby mohla výroční zpráva efektivně komunikovat s cílovými skupinami, měla by:

• být otevřená a pravdivá (poskytnout doplňující informace, grafy, …)
• být jasná a přehledná (přehledně strukturovaná, umožnit rychlou orientaci, obsahovat vysvětlivky zkratek, odborných termínů a rejstřík…)
• mít dostatečný časový záběr (prezentovat výsledky za více let, aby byl patrný trend vývoje sledovaných ukazatelů)
• poskytnout představu o vývoji knihovny (definovat strategické cíle, vize…)
• být „pro lidi“ (přehledná, srozumitelná, věcná…)
• obsahovat kapitolu o sociální odpovědnosti (charakterizovat vztah knihovny s okolím)