Time management
Autor: Kateřina Spáčilová
Klíčová slova: efektivita, priority, timeboxing, Getting Things Done, To-do listy
Synonyma: organizace času, plánování
Související pojmy:
nadřazené – management
podřazené – timeboxing, Getting Things Done, To-do listy
Charakteristiky
Time management je disciplína, jež se zabývá postupy a způsoby zvládání organizace času a jeho efektivním využitím. Špatné využívání času může vést k nesplnění úkolů a cílů, stresu nebo dokonce i ke špatnému zdraví. Time management proto nabízí množství postupů, tipů a nástrojů, jak si dobře zorganizovat čas. Do oblasti time managementu náleží takové činnosti, jako např. plánování, delegování, monitorování, stanovování cílů a priorit či analýza nakládání s naším časem.[1]
V rámci time managementu je také možné aplikovat Paretovo pravidlo 80/20. Znamenalo by to tedy, že 80 % úloh a výsledků můžeme splnit a docílit ve 20ti % našeho času. Splnění zbývajících 20 % úloh poté zabere 80 % času.[2]
Další důležitou věcí v time managementu je správné stanovování priorit. K tomuto může pomoci např. technika ABCD analýzy, která je postavena na roztřídění úkolů pomocí stanovených kategorií A, B, C a D, dle následujících kritérií:[3]
- A – naléhavé a důležité úkoly
- B – důležité, ale nenaléhavé úkoly
- C – naléhavé, ale nedůležité úkoly
- D – nedůležité a nenaléhavé úkoly
Metody time managementu
Timeboxing
Jedná se o jednu z nejefektivnějších metod time managementu. V podstatě jde o to, že se den, týden či pracovní doba rozdělí na jakási časová okénka (boxy). V každém takovémto okénku se člověk bude věnovat jedné stanovené činnosti či úkolu. Znamená to tedy, že se na konkrétním určeném úkolu bude pracovat přesně stanovenou dobu a po uplynutí této doby se přejde na další úkol.[4]
Metoda má množství výhod. Například se jedná o velmi účinný nástroj v boji proti prokrastinaci, nebo také napomáhá vytvořit pracovní rytmus, kde je místo jak pro práci, tak i pro odpočinek. Je taktéž vhodným prostředkem pro omezení perfekcionismu a neustálého předělávání a vylepšování prací. Především ale umožňuje vyvážit čas věnovaný různým úkolům.[4] Je však nutné tato časová okénka dodržovat a po skončení stanovené doby přejít na další úkol, jinak se metoda stane neefektivní.
Metoda GTD – Getting Things Done
Autorem této metody je David Allen. Jedná se o metodu pětistupňového řízení pracovního procesu, která je v češtině známá pod názvem Mít vše hotovo. Allenova metoda pracuje s tezí, že lidský mozek není přizpůsoben tomu, aby si vše pamatoval, a proto je vhodné vytvářet si seznamy úkolů. Lidský mozek díky tomu již nemusí řešit, co vše je ještě nutné udělat a může se rovnou věnovat plnění úkolů.[5]
Metoda pracuje s pěti fázemi, které by měly být použity při plnění všech úkolů:[5]
- 1. Sesbírat – sesbírání veškerých záležitostí vyžadujících naši pozornost do externích schránek (např. email, seznamy v počítači, papírové bloky či pořadače)
- 2. Zpracovat – zpracování záležitostí ve schránce, respektive posouzení, zda jsou v danou chvíli realizovatelné či nikoli
- 3. Zorganizovat – v tomto bodě dochází k rozhodování, zdali bude úkol uskutečněn, delegován či odložen na později
- 4. Zhodnotit – týdenní hodnocení všech nedokončených projektů a otevřených záležitostí, s čímž je spojeno i aktualizování či doplňování činností
- 5. Provést – zahájení realizování činnosti
To-do listy
Jedná se o seznamy úkolů a činností, které mohou mít různou podobu, avšak nejjednodušší verzí je seznam úkolů psaný v bodech pod sebou, který umožňuje odškrtávání splněných činností, což může mít i motivační charakter. Při práci s takovýmito seznamy je důležité stanovení úkolů, jejich plnění a poté následné zhodnocení.[6] Kromě to-do listů je rovněž možné používat (např. na denní nebo týdenní) plánování techniku myšlenkových map.
Poznámky
- ↑ CLEGG, Brian. Time management: přetvořte svůj život a práci - výběr osvědčených technik a postupů. Brno: CP Books, 2005, str. 1.
- ↑ TRACY, Brian. Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers, 2006, str. 28.
- ↑ KNOBLAUCH, Jörg a Holger WÖLTJE. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, str. 26.
- ↑ 4,0 4,1 BAJER, Lukáš. Timeboxing vám pomůže mít různé věci hotovo. Nevěříte? [online]. 5. 6. 2009. [cit. 2014-05-24]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2009/06/timeboxing-vam-pomuze-mit-ruzne-veci-hotovo-neverite/
- ↑ 5,0 5,1 ALLEN, David. Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. 1. Vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2008, str. 29-30, 33-34, 38, 42-43, 52, 54.
- ↑ MORGENSTERN, Julie. Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books, 2004.
Použitá literatura
- ALLEN, David. Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. 1. Vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2008, 255 s.
- BAJER, Lukáš. Timeboxing vám pomůže mít různé věci hotovo. Nevěříte? [online]. 5. 6. 2009. [cit. 2014-05-24]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2009/06/timeboxing-vam-pomuze-mit-ruzne-veci-hotovo-neverite/
- CLEGG, Brian. Time management: přetvořte svůj život a práci - výběr osvědčených technik a postupů. Brno: CP Books, 2005, 110 s.
- KNOBLAUCH, Jörg a Holger WÖLTJE. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 106 s.
- MORGENSTERN, Julie. Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books, 2004, 285 s.
- TRACY, Brian. Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers, 2006, 128 s.
