Time management

Z WikiKnihovna
Přejít na: navigace, hledání

Autor: Kateřina Spáčilová

Klíčová slova: efektivita, priority, timeboxing, Getting Things Done, To-do listy

Synonyma: organizace času, plánování

Související pojmy:

nadřazenémanagement
podřazené – timeboxing, Getting Things Done, To-do listy


Charakteristiky

Time management je disciplína, jež se zabývá postupy a způsoby zvládání organizace času a jeho efektivním využitím. Špatné využívání času může vést k nesplnění úkolů a cílů, stresu nebo dokonce i ke špatnému zdraví. Time management proto nabízí množství postupů, tipů a nástrojů, jak si dobře zorganizovat čas. Do oblasti time managementu náleží takové činnosti, jako např. plánování, delegování, monitorování, stanovování cílů a priorit či analýza nakládání s naším časem.[1]

V rámci time managementu je také možné aplikovat Paretovo pravidlo 80/20. Znamenalo by to tedy, že 80 % úloh a výsledků můžeme splnit a docílit ve 20ti % našeho času. Splnění zbývajících 20 % úloh poté zabere 80 % času.[2]

Další důležitou věcí v time managementu je správné stanovování priorit. K tomuto může pomoci např. technika ABCD analýzy, která je postavena na roztřídění úkolů pomocí stanovených kategorií A, B, C a D, dle následujících kritérií:[3]

  • A – naléhavé a důležité úkoly
  • B – důležité, ale nenaléhavé úkoly
  • C – naléhavé, ale nedůležité úkoly
  • D – nedůležité a nenaléhavé úkoly

Metody time managementu

Timeboxing

Jedná se o jednu z nejefektivnějších metod time managementu. V podstatě jde o to, že se den, týden či pracovní doba rozdělí na jakási časová okénka (boxy). V každém takovémto okénku se člověk bude věnovat jedné stanovené činnosti či úkolu. Znamená to tedy, že se na konkrétním určeném úkolu bude pracovat přesně stanovenou dobu a po uplynutí této doby se přejde na další úkol.[4]

Metoda má množství výhod. Například se jedná o velmi účinný nástroj v boji proti prokrastinaci, nebo také napomáhá vytvořit pracovní rytmus, kde je místo jak pro práci, tak i pro odpočinek. Je taktéž vhodným prostředkem pro omezení perfekcionismu a neustálého předělávání a vylepšování prací. Především ale umožňuje vyvážit čas věnovaný různým úkolům.[4] Je však nutné tato časová okénka dodržovat a po skončení stanovené doby přejít na další úkol, jinak se metoda stane neefektivní.

Metoda GTD – Getting Things Done

Autorem této metody je David Allen. Jedná se o metodu pětistupňového řízení pracovního procesu, která je v češtině známá pod názvem Mít vše hotovo. Allenova metoda pracuje s tezí, že lidský mozek není přizpůsoben tomu, aby si vše pamatoval, a proto je vhodné vytvářet si seznamy úkolů. Lidský mozek díky tomu již nemusí řešit, co vše je ještě nutné udělat a může se rovnou věnovat plnění úkolů.[5]

Metoda pracuje s pěti fázemi, které by měly být použity při plnění všech úkolů:[5]

  • 1. Sesbírat – sesbírání veškerých záležitostí vyžadujících naši pozornost do externích schránek (např. email, seznamy v počítači, papírové bloky či pořadače)
  • 2. Zpracovat – zpracování záležitostí ve schránce, respektive posouzení, zda jsou v danou chvíli realizovatelné či nikoli
  • 3. Zorganizovat – v tomto bodě dochází k rozhodování, zdali bude úkol uskutečněn, delegován či odložen na později
  • 4. Zhodnotit – týdenní hodnocení všech nedokončených projektů a otevřených záležitostí, s čímž je spojeno i aktualizování či doplňování činností
  • 5. Provést – zahájení realizování činnosti

To-do listy

Jedná se o seznamy úkolů a činností, které mohou mít různou podobu, avšak nejjednodušší verzí je seznam úkolů psaný v bodech pod sebou, který umožňuje odškrtávání splněných činností, což může mít i motivační charakter. Při práci s takovýmito seznamy je důležité stanovení úkolů, jejich plnění a poté následné zhodnocení.[6] Kromě to-do listů je rovněž možné používat (např. na denní nebo týdenní) plánování techniku myšlenkových map.

Poznámky

  1. CLEGG, Brian. Time management: přetvořte svůj život a práci - výběr osvědčených technik a postupů. Brno: CP Books, 2005, str. 1.
  2. TRACY, Brian. Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers, 2006, str. 28.
  3. KNOBLAUCH, Jörg a Holger WÖLTJE. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, str. 26.
  4. 4,0 4,1 BAJER, Lukáš. Timeboxing vám pomůže mít různé věci hotovo. Nevěříte? [online]. 5. 6. 2009. [cit. 2014-05-24]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2009/06/timeboxing-vam-pomuze-mit-ruzne-veci-hotovo-neverite/
  5. 5,0 5,1 ALLEN, David. Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. 1. Vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2008, str. 29-30, 33-34, 38, 42-43, 52, 54.
  6. MORGENSTERN, Julie. Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books, 2004.

Použitá literatura

  • ALLEN, David. Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. 1. Vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2008, 255 s.
  • BAJER, Lukáš. Timeboxing vám pomůže mít různé věci hotovo. Nevěříte? [online]. 5. 6. 2009. [cit. 2014-05-24]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2009/06/timeboxing-vam-pomuze-mit-ruzne-veci-hotovo-neverite/
  • CLEGG, Brian. Time management: přetvořte svůj život a práci - výběr osvědčených technik a postupů. Brno: CP Books, 2005, 110 s.
  • KNOBLAUCH, Jörg a Holger WÖLTJE. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 106 s.
  • MORGENSTERN, Julie. Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books, 2004, 285 s.
  • TRACY, Brian. Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers, 2006, 128 s.