Time Management: Porovnání verzí

Z WikiKnihovna
Přejít na: navigace, hledání
m (9 revizí: IMPORT T-V: import stránek z hlavního jmenného prostoru z KiskWiki (http://kisk.phil.muni.cz/))
 
(Žádný rozdíl)

Aktuální verze z 20. 2. 2012, 14:09

Autor: Renata Borková

Klíčová slova: čas, stres, motivace, hodnoty

Synonyma: organizace času, organizace práce

Související pojmy: řešení problémů, plánování, delegování

nadřazené - management, organizace
podřazené - priority, cíle, efektivita


Charakteristika

Čas je zdrojem úspěchu. Tajemství úspěšných lidí spočívá v jejich schopnosti efektivně využít a řídit svůj čas. Organizace času patří k základním technikám manažerské práce. Cenu času si uvědomuje většina lidí, ale většina z nich neumí s časem hospodařit. Čas nelze zastavit, koupit ani uspořit, potřebujeme ho všichni stejně.[1 s.15] Špatných a zakořeněných zlozvyků při organizování času je těžké se zbavit. Důležitá je motivace ke změně. Iniciátorem skutečné vnitřní změny musí být změna přístupu k práci a životu, která s sebou přináší spokojenost, efektivitu a nadhled.[1,s.11]


Efektivně využívat čas znamená

  • Používat techniky, pomocí kterých lze vytěžit maximum z minima investovaného času
  • Soustředit se na důležité věci a odkládat všechno ostatní
  • „Naučit se delegovat pravomoci” [2,s.167-168]


Znaky špatně řízeného času

  • Práce po večerech, o víkendech, nemožnost vzít si dovolenou
  • Stálý pocit, že je potřeba něco stihnout, neschopnost plnit termíny
  • Unáhlená rozhodnutí, neřešení problémů do hloubky
  • Neustálé „hašení“ a řešení krizí
  • „Neschopnost odmítnout nové úkoly”
  • Strach delegovat úkoly
  • „Stres”
  • Minimum času na osobní život, rodinu, zábavu atd. [2,s.169-170]


Hlavní principy time managementu

Změna pracovního stylu znamená zbavit se špatných pracovních návyků jako jsou odkládání úkolů, perfekcionismus, nepromyšlená práce, částečně splněné úkoly atd.

Důležité je plánování cílů, vytvoření strategického plánu činností a stanovení priorit. Smyslem je minimalizovat činnosti, které nejsou efektivní pro dosažení cíle. Při tom se vychází z tzv. Paretova pravidla : 20% úsilí produkuje 80% efektu. Ze seznamu činností je potřeba vybrat ty činnosti, které budou vykonávány každý týden a ty, které budou vykonávány každý den. K tomu slouží stanovení priorit – rozdělení činností podle stupně důležitosti na velmi důležité, důležité a méně důležité.[2,s.180]


Dobře stanovené priority umožňují:

  • „Vykonávat činnosti podle jejich stupně naléhavosti a důležitosti”
  • Neplýtvat časem na bezvýznamných činnostech
  • Delegovat úkoly, u kterých je to možné
  • Soustředit se na jeden úkol
  • Směřovat ke svým cílům
  • Uplatňovat Paretovo pravidlo [2,s.180]


Seznam priorit umožňuje vytvoření měsíčních, týdenních a denních plánů. Při čemž se vychází z následujcích pravidel:

  • Plánovat si max. 10 úkolů na den
  • Komplexnější a náročnější činnosti rozdělit na dílčí
  • Přesně odhadovat čas na splnění úkolu
  • Plánovat jen 60 % času
  • Plán pravidelně revidovat
  • Nejdřív dokončit jeden úkol, pak začít práci na dalším [2,s.182]


Aby úsilí věnované dokončení úkolů bylo efektivní, je třeba nejnáročnější úkoly směřovat do té denní doby, kdy se nejlépe koncentrujeme a cítíme tzv. intelektuálně na výši. Většina lidí je nejproduktivnější dopoledne mezi 9 a 11 hodinou. Při plánování je třeba zohlednit i dobu s malým nebo velkým rušením, jak kolegy či podřízenými, tak telefony, konflikty, neohlášenými návštěvami atd.[2,s.185-186]


Netradiční metody time managementu

GTD – Getting things done - autor David Allen. Systém, jak být produktivní, jak získat přehled nad tím, co právě děláme, co vše máme rozpracováno i nad tím, co právě neděláme.

5 kroků metody:

  • Shromáždit informace k řešeným projektům a činnostem
  • Rozhodnout, zda činnost udělat hned, odložit ji na později nebo delegovat
  • Zorganizování činností
  • Pravidelné hodnocení rozpracovaných činností a projektů
  • Určení, na kterém úkolu v daném okamžiku pracovat [3]


Pomodoro technique - autor Francesco Cirillo. Metoda využívá rozdělení času do 25 minutových intervalů soustředění se na práci rozdělených pětiminutovými přestávkami, eliminuje vyrušování od práce.

Základních 5 kroků metody:

  • Rozhodnutí splnit úkol
  • Nastavit minutku (pomodoro=rajče) na 25 min
  • Pracovat bez přerušení do vypršení nastaveného času, zaznamenat u úkolu v seznamu X
  • Udělat si 5 min přestávku
  • Po každém čtvrtém „pomodoru“ udělat delší přestávku 15 – 20 min [4]


Použitá literatura

  1. PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management VI.generace. 2. , aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, 2006. 260 s. ISBN 80-247-1701-8.
  2. ŠULEŘ, Oldřich. Manažerské techniky. Olomouc : Rubico, 1995. 225 s. ISBN 80-85839-06-7.
  3. MÁRA, Petr. PETR MÁRA [online]. 8.9.2008 [cit. 2010-12-27]. David Allen - Mít vše hotovo, Get Things Done aka GTD.Dostupné z WWW: <http://www.petrmara.com/blogger/2008/09/david-allen-mt-ve-hotovo-get-things.html>.
  4. CIRILLO, Francesco. The Pomodoro Technique&trade [online]. 1999 [cit. 2011-01-13]. The Pomodoro Technique™ - Introduction and Free book download. Dostupné z WWW: <http://www.pomodorotechnique.com/index.html>.