Revize

Z WikiKnihovna
Přejít na: navigace, hledání

Autor: Dominika Vodáková Klíčová slova: revize knihovního fondu, základní legislativa, superrevize, protokol o revizi, druhy revize


Revize knihovního fondu

Revize slouží k tomu, abychom porovnali evidovaný stav knihovních jednotek se stavem skutečným. Provádění revize je povinné, je to dáno Zákonem č. 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), přičemž revize nemá být pouze majetkovou inventurou, ale i prostředkem aktualizace fondu. Revizí se zjišťují závady zpracování dokumentů, závady v evidenci výpůjček, uložení dokumentu. Ve velkých knihovnách jsou samostatná oddělení, která revizi dělají průběžně po celý rok. V menších knihovnách je před revizí stanovena vedoucím nebo ředitelem knihovny revizní komise, která se skládá nejméně ze 3 osob, členem revizní komise nesmí být pracovník, který za revidované oddělení zodpovídá.

Legislativní úprava[1]

Evidencí a revizí knihovního fondu se zabývá § 16 Zákona č. 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), který stanovuje intervaly provádění revize takto:

  • jednou za 5 let, pokud fond knihovny nepřesahuje 100 000 knihovních dokumentů,
  • jednou za 10 let, pokud je ve fondu 100 000 - 200 000 knihovních dokumentů,
  • jednou za 15 let, pokud je ve fondu 200 000 - 1 000 000 knihovních dokumentů,
  • od 1 000 000 do 3 000 000 knihovních dokumentů se revize provádí postupně, každý rok knihovna provede revizi 5% z celkového počtu knihovních dokumentů,
  • nad 3 000 000 knihovních dokumentů se revize provádí na základě plánu schváleného zřizovatelem, přičemž se musí zrevidovat minimálně 200 000 knihovních dokumentů ročně.

Zahájení revize

Před zahájením revize je nutno provést revizní práce tím, že se snažíme získat všechny výpůjčky do knihovny, zjistíme, které knihy byly odeslány do vazby, které jsou na výstavkách, ve výměnném fondu apod. Zajistíme si revizní protokol od poslední revize a zvolíme si podklady pro revizi, kterými jsou:

  • přírůstkový seznam - porovnává se se seznamem úbytků
  • místní seznam - předností je jeho rychlost, kontrolujeme záznamy podle signatur (je to katalog lístků řazený podle signatur), podmínkou jeho použití je jeho odsouhlasení s přírůstkovým seznamem
  • revizní lístky - odškrtáváme přírůstková čísla, můžeme ji provádět až po revizi podle přírůstkového seznamu
  • revizní archiv

Revizi provádíme za omezeného provozu, tj. když do knihovny dochází co nejméně čtenářů (v létě, o prázdninách). Na zrevidovanou knihu dáme razítko s rokem, kdy byla kniha revidována. Revizi provádí nejméně dvoučlenná komise.

Mimořádná revize knihovního fondu[2]

Revize knihovního fondu prováděná po mimořádné události (např. po přestěhování fondu, přírodních katastrofách nebo vloupání do prostor knihovny) a při výměně pracovníků odpovědných za knihovní fond.

Automatické knihovnické systémy

  • obsahují funkci revize
  • pracovník čtečkou snímá čárové kódy dokumentů uložených na regále
  • počítač ihned vyhodnotí, které dokumenty jsou půjčené a které jsou ztracené - výrazné zjednodušení práce

Výsledky revize

Konkrétním výsledkem revize knihovního fondu může být zjištění, že část fondu není zapsána v přírůstkovém seznamu - v tomto případě je nutné neprodleně dokumenty zapsat. Dalším výsledkem může být zjištění, že je přírůstkový seznam špatně veden, nebo že nesouhlasí se seznamem místním. Nejčastějším výsledkem je však zjištění ztrát dokumentů, nebo jejich zastarání a opotřebení. V tomto případě je nutné tyto dokumenty z fondu vyřadit. Kladným výsledkem revize může být naopak nález dokumentu, který jsme považovali za ztracený, ale byl pouze špatně zařazen.

Zpracování výsledků revize

Revizní komise po revizi vypracuje protokol o revizi, který obsahuje tyto položky:

  • rozsah revize - úsek knihovního fondu a počet knihovních jednotek
  • doba revize - datum od kdy do kdy revize byla prováděna
  • evidenční podklady, které byly použity
  • jména pracovníků, kteří revizi prováděli
  • zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem

Protokol zpracovávají a podepisují všichni členové revizní komise, vyhotovuje se v několika kopiích včetně přílohy. Předkládá se odpovědnému vedoucímu knihovny a kopie se archivují mezi hospodářskými doklady knihovny.

Práce po ukončení revize

Zahajují se ihned po rozhodnutí vedoucího knihovny o odpisu ztrát a po provedeném účetním odpisu ztrát z majetku knihovny. Nejprve se ztracené dokumenty odepisují hromadně s odkazem na revizní protokol, dále je třeba označit odepsané publikace ve všech příslušných seznamech a katalozích knihovny.

Poznámky