Pravidlo 2 minut

Z WikiKnihovna
Přejít na: navigace, hledání

Autor: Petr Věžník

Klíčová slova: GTD (Getting Things Done), schránka (inbox)

Synonyma: ---

Související pojmy:

nadřazené - GTD (Getting Things Done)
podřazené - ---

Definice

Pravidlo dvou minut je koncept vycházející z populární metody organizace práce Getting Things Done (zkracováno jako GTD) autora Davida Allena. Ve zkratce nám pravidlo říká: „Jestliže lze nějaký krok zvládnout do dvou minut, proveďte ho okamžitě, jakmile položku vezmete do rukou“ [1, s. 133]. Je to jednoduché pravidlo, které se ale stalo jedním ze základních pilířů nejenom metody GTD, ale také spousty jiných time-managementových metod.

GTD

Abychom dokázali správně pochopit, co přesně David Allen myslel pravidlem dvou minut, je potřeba si nastínit alespoň základní principy metody GTD. GTD není klasická time-managementová metoda, orientuje se především na kroky spojené s řízením pracovního procesu. Protože mozek člověka není podle Allena primárně uzpůsoben tomu, aby si pamatoval a připomínal úkoly, schůzky a všechny závazky (v terminologii gtd „záležitosti“), doporučuje Allen vytvořit si externí systém různých druhů seznamů, které následně poslouží jako připomenutí. Člověk se tedy nemusí věnovat tomu, aby si vzpomněl na to, co má dělat, ale může využít plně kapacity mozku, aby se soustředil na provedení úkolu [2].

Pět základních kroků

Allen stanovil takzvaných pět kroků k dokonalému ovládnutí práce:

  • Sesbírejte to
  • Zpracujte to
  • Zorganizujte to
  • Zhodnoťte to
  • Udělejte to

Zatímco cílem prvního kroku je sesbírat všechny nehotové položky a uložit je do vaší schránky (zápisník, elektronický zápisník, e-mail a jiné), v kroku druhém už budete jednotlivé položky ve vaší schránce vyprazdňovat, respektive rozdělovat je do jednotlivých projektů. A zde už přichází na řadu pravidlo dvou minut. Podstatou pravidla dvou minut je, že vymezuje dobu, kdy založit a sledovat položku trvá déle než věc vyřídit hned v okamžiku, kdy ji držíte v ruce – jinými slovy, je to efektivní [1, s. 133].

Přijetí pravidla 2 minut

Jak říká sám autor David Allen: „Knihu můžete využít jen jako příručku, díky níž získáte více kontroly v oblastech, které nezvládáte“ [1, s. 12]. Jinými slovy, není důležité přebrat celou metodu, ale vzít si z ní to podstatné, co vám pomůže. Pro někoho to může práce se schránkou, pro jiného třeba právě pravidlo dvou minut. Jednoduché cvičení: Napište si na papír všechny vaše běžné denní úkony, které vám zaberou méně než dvě minuty. A kolik z nich uděláte hned, jak vám přijdou pod ruku a kolik odložíte? Samozřejmě ne vždy se vám podaří pravidlo uplatnit, ale už na první pohled je vidět, že to opravdu funguje. Přijetí pravidla je přitom tak jednoduché, prostě jej jenom začněte dodržovat.

Správné používání pravidla 2 minut

Dvě minuty jsou jenom jakési vodítko. Pokud máte volný delší časový úsek, můžete interval třeba i prodloužit. Pozor ale na podceňování příliš časově náročných úkolů. Není špatné si nějakou dobu měřit čas potřebný na provedení konkrétních úkolů, než vám celý interval přejde do krve.

V dnešní době jsou nejčastější položky, které trvají méně než dvě minuty, například telefonní hovory, jednoduché dotazy, platby online, uklizení stolu nebo psaní emailů. Právě vyřizování emailů je pro mnoho lidí kritickou záležitostí. Probrat se nepřeberným množstvím správ může vést k rezignaci, kdy spoustu emailů jednoduše přesunete do složky k pozdějšímu vyřízení. Tam se hromadí a jejich pozdější zpracování může být až neúnosně náročné. V době, kdy člověk přijme nezřídka i několik stovek emailů denně, je nezbytné odpovědět právě na ty, u nichž nám to zabere do dvou minut (David Allen ještě upozorňuje: „pracujete-li v prostředí, kde se tento způsob komunikace hojně využívá, výrazně zvýšíte svou produktivitu, když se naučíte psát na klávesnici rychleji a budete v operačním systému a poštovnímu programu využívat klávesové zkratky" [1, s. 135]).

Použitá literatura

  1. ALLEN, David. Mít vše hotovo : Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. Vyd. 1. Brno : Jan Melvil Publishing, 2008. 256 s. ISBN 978-80-903912-8-4.
  2. Mít vše hotovo [online].Jan Melvil Publishing, 2010 [cit. 2011-01-01]. Metoda GTD (Getting Things Done). Dostupné z WWW: <http://www.mitvsehotovo.cz/2008/09/26/metoda-gtd-getting-things-done/>.