GTD - Getting Things Done

Z WikiKnihovna
Přejít na: navigace, hledání

Autor: Jan Růžička

Klíčová slova: Getting Things Done, Time management

Synonyma: Organizace času

Související pojmy:

nadřazené - Čas, práce, štěstí
podřazené - GTD nástroje - papírové deníky, počítačové aplikace, mobilní aplikace


Charakteristika

Metodu GTD vymyslel před více než dvaceti lety David Allen. Tato metoda se po celou dobu transformovala a vyvíjela až do současné doby, kdy se z ní stala propracovaná metoda díky které můžeme snáze organizovat a plánovat náš čas. Můžeme ji praktikovat pomocí různých nástrojů. Bude nám stačit klidně obyčejná tužka a papír, popř. svůj čas můžeme organizovat pomocí počítačových nebo mobilních aplikací. Metoda GTD obsahuje několik technik, které je potřeba se naučit a zavést je do svého života, abychom ji mohli plně pochopit.


Základní myšlenky metody GTD

- Každá záležitost, která vyžaduje váš čas, by měla být zachycena mimo Vaší hlavu v systému, který máte neustále k dispozici a můžete ho kdykoliv editovat.

- Je potřeba mít k dispozici seznam věcí, které můžete v danou chvíli vykonat. To znamená, že když jste například v obchodě a máte dělat projekt při kterém potřebujete být ve své pracovně, asi nezačnete plánovat v tu chvíli jeho splnění.

- Každý Váš projekt si rozplánujte na jednotlivé kroky, které postupně splníte, dokud se nedostanete ke kroku poslednímu.

- Je potřeba do svého života zavést metody, díky kterým jednodušeji určíme, které úkoly jsou pro nás prioritní.


Jak začít

Pokud chceme GTD metodu začlenit do svého života, budeme se muset začít řídit podle těchto pěti metod, které nám s organizací našeho času pomůžou:

-Sběr (Collect)

-Zpracování (Process)

-Zorganizování (Organize)

-Zhodnocení (Review)

-Udělej (Do)

Sběr (Collect)

Jako první je potřeba si úkoly, které během dne obdržíme, někde ukládat. K tomu potřebujeme sběrnou schránu neboli inbox. "Inbox je místo, které zachycuje veškeré požadavky na vaší pozornost."[1] Jako například papírový deník, notebook, aplikaci v mobilním telefonu nebo emailový klient. Tuto schránku je nutno mít neustále po ruce a ukládat tam každý úkol, který jsme dostali zadaný.

Zpracování (Process)

Druhá část zahrnuje zpracování naší schránky do které jsme nasbírali nové úkoly. U těchto úkolů máme jednotlivé kroky, které čekají na splnění. Každý krok si tedy zpracujeme individuálně a podle svých možností - rozhodneme zda můžeme realizovat hned nebo někdy jindy. Proto zde máme pravidlo 2. minut, které rozhoduje zda úkol uděláme hned nebo později. Pravidlo je definováno tak, že pokud můžeme udělat úkol do dvou minut, uděláme ho hned a nic neodkládáme. Pokud to možné není, rozložíme ho na další kroky a založíme k němu nový projekt. Shrnutí tedy zní. Úkoly, které můžeme udělat, se udělají hned, delegují na někoho dalšího nebo odloží na později.

Zorganizování (Organize)

Tento krok se dělí na další části, které nám pomohou se zorganizováním našich úkolů. Patří sem Další akce/kroky, čekám na, projekty, někdy/možná. Každá část má jiný účel, který nám pomůže lépe kategorizovat náš projekt.

- Další kroky: Každý jednotlivý krok našeho projektu vážeme s určitým místem. Pokud máme tedy vytvořenou složku "Obchod", víme, že musíme z domu a proto do této složky zařadíme úkol "Nákup" a taky např. "Navštívit Jiřího" protože to máme po cestě do obchodu. Tento krok nám pomáhá jednodušeji se zorientovat a rychleji splnit drobné úkoly.

- Čekám na: Pokud delegujeme úkol na někoho jiného, tak ho do této složky zařadíme. Až dotyčný úkol, který jsme na něho delegovali splní, můžeme ho ve schránce označit jako hotový.

- Projekty: Toto jsou složitější úkoly, které musí být rozvedeny na více kroků. Pro splnění celého projektu postupujeme po jednotlivých krocích.

- Někdy/možná: Zde jsou položky, které možná někdy budeme realizovat. V současné době to ale pro náš možné není.

Zhodnocení (Review)

Jeden z nejdůležitějších kroků. Většina lidí má problém s tím ho dodržovat, ale pokud si zvyknete, můžete to považovat za osobní úspěch. Je třeba si jednou za týden vyčlenit alespoň dvě hodiny na celkové zhodnocení své schrány, úkolů a vyhodnotit jejich postup popř. je změnit.

Udělej (Do)

"Asi již tušíte, že rozhodnování o prioritě budete dělat vždy, když v daném kontextu budete moci dělat více než jeden úkol."[2] Tento poslední krok GTD nás vede tedy k přidělování priority jednotlivým úkolům, abychom věděli, které jsou důležitější a ty jejichž řešení zatím počká. A to je právě ten klíč k vaší spokojenosti, důvěře a produktivitě.


Použitá literatura

1. ALLEN, David. Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. 1. vyd. Brno: Jan Melvil publishing, 2008. ISBN 978-80-903912-8-4.

2. BABAUTA, Leo. Zen a hotovo. 1. vyd. Brno: Jan Melvil publishing, 2010. ISBN 978-80-87270-03-05.

3. Vždycky se ptejte PROČ: rozhovor s Petrem Márou. GREGOR, Lukáš . http://www.mitvsehotovo.cz [online]. 7.12.2011 [cit. 2011-12-29]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2011/12/07/vzdycky-se-ptejte-proc-–-rozhovor-s-petrem-marou/

4. GTD: 5 cest k naplnění cílů. BABAUTA, Leo. http://www.zenhabits.cz [online]. [cit. 2011-12-29]. Dostupné z: http://zenhabits.cz/gtd/

5. Hledání svatého Grálu aneb Jaký GTD nástroj je nejlepší?. GREGOR, Lukáš. http://www.mitvsehotovo.cz [online]. 13.4. 2011 [cit. 2011-12-29]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2011/04/13/hledani-svateho-gralu-aneb-jaky-gtd-nastroj-je-nejlepsi/